Untuk memudahkan penggunaan, semua kategori dalam Microsoft Outlook diwakili oleh satu senarai, yang dipanggil Senarai Kategori Master.Anda boleh mengeditnya dengan Outlook, tetapi tidak ada cara untuk mengeksport atau mengimport senarai itu.Jika anda tidak membuat salinan sandaran Senarai Kategori Master anda secara berkala, anda mungkin kehilangan senarai sepenuhnya apabila anda memasang semula program mel atau apabila gagal.Di samping itu, anda tidak boleh memindahkan Senarai Kategori Master ke komputer lain dengan menggunakan ciri terbina Outlook.Apabila menyunting kategori, anda boleh menyenaraikan fail teks atau jadual secara manual dan kemudian memulihkan senarai induk kategori dari fail ini secara manual.Walau bagaimanapun, ia menyusahkan, memakan masa dan penuh dengan kesilapan dan kesilapan.Utiliti percuma ini membolehkan anda menyimpan kategori dari Senarai Kategori Master Outlook kepada fail teks dalam format XML.Selepas anda menyimpan fail ini, anda boleh mengeditnya dalam mana-mana editor teks, walaupun Windows Notepad.Ini berguna apabila bekerja dengan senarai kategori besar dan membolehkan anda menambah kategori dari sumber data lain atau menggunakan senarai dalam program lain.Utiliti itu akan secara automatik mengesan lokasi Senarai Kategori Master dalam profil Outlook yang dipilih.Untuk mengeksport atau sandarkan senarai Master Outlook Kategori, tentukan nama fail XML yang dikehendaki pada cakera atau bahagian rangkaian anda dan jalankan utiliti itu.Tetapkan pilihan untuk menyimpan warna kategori jika anda memerlukannya.Selepas pelaksanaan, anda akan melihat laporan tentang berapa banyak kategori yang disimpan dan dari mana.Untuk pemprosesan senarai kategori automatik pelbagai pengguna, senarai kategori penyelarasan antara peti mel dan fail data PST, dan menggunakan utiliti dalam fail dan skrip batch anda, gunakan keupayaan baris arahan.